Pasuruan, kab-pasuruan.kpu.go.id- Rabu (24/11/2021) KPU Kabupaten Pasuruan mengikuti Sosialisasi Kearsipan dan Pencanangan Gerakan Nasional Sadar Tertib Arsip di Lingkungan Komisi Pemilihan Umum (KPU) secara daring. Acara dilaksanakan selama tiga hari sejak tanggal 22 November hingga 24 November. 

Sosialisasi diikuti oleh KPU/KIP Provinsi dan KPU/KIP Kabupaten/Kota seluruh Indonesia. Selain secara daring via zoom meeting, acara juga dilaksanakan secara luring di Hotel Novotel, Bogor. Pada hari kedua, pemaparan materi sosialisasi kearsipan dilaksanakan sejak pukul 08.00 WIB hingga selesai pukul 21.30 WIB. 

Acara dibuka langsung oleh Ketua KPU RI, Ilham Saputra. Dalam sambutannya, Ilham menyatakan bahwa kearsipan tidak bisa lepas dari sebuah institusi karena di dalamnya terkandung bukti data dan informasi.  Menurut Ilham, KPU harus memaksimalkan pengelolaan kearsipan agar mampu menyediakan data dan informasi yang dibutuhkan oleh pengguna informasi sesuai dengan ketentuan Komisi Informasi Publik. 

“Kearsipan tidak bisa lepas dari kita sebagai sebuah institusi. Dari level terkecil kita tentu harus bicara soal arsip. Bagaimana kita bisa menyimpan arsip, membuktikan arsip, dan bagaimana itu juga bisa menjadi parameter pekerjaan kita. Karena arsip tentu saja menyimpan banyak hal terkait dengan data dan informasi yang ada. Untuk itu mari kita mempertanyakan apakah kearsipan di lingkungan KPU sudah maksimal. Bisa atau tidak kita sebagai lembaga penyelenggara pemilu memberikan bukti arsip yang lengkap sampai level TPS? Mari mulai sekarang kita berusaha mempelajari mekanisme terbaik untuk kearsipan.” Papar Ilham.

Sosialisasi Kearsipan Hari Ke-2 terdiri dari lima sesi. Membahas tentang materi sosialisasi Tata Naskah Dinas PKPU Nomor 2 Tahun 2021, Implementasi Tata Naskah Dinas di Lingkungan KPU RI, KPU/KIP Provinsi dan KPU/KIP Kabupaten/Kota, Sosialisasi Penataan dan Penyusunan Arsip, Etika Pelayanan Tata Usaha Pimpinan dan pemaparan mengenai Pengenalan Aplikasi SRIKANDI (Sistem Informasi Kearsipan Dinamis Terintegrasi).

Nur Syarifah, Kepala Biro Perundang-Undangan Setjen KPU RI membuka pemaparan materi sesi kesatu mengenai Tata Naskah Dinas PKPU Nomor 2 Tahun 2021 tentang jenis naskah, penggunaan dan pejabat yang berwenang untuk mengelola ataupun menandatangani naskah dinas.

Perempuan yang akrab dipanggil Inung menyatakan bahwa naskah dinas memiliki fungsi sebagai identitas dan keamanan, “Dengan melaksanakan tata naskah dinas sesuai dengan aturan, kita bisa melacak dari instansi mana sebuah naskah dinas berasal. Tata naskah dinas yang tertib juga bisa mengantisipasi adanya pemalsuan naskah dinas dari pihak yang tidak bertanggung jawab.” Papar Nur.

Sedangkan M. Syahrizal Iskandar selaku Kepala Biro Umum Setjen KPU RI mengungkapkan pentingnya alokasi anggaran untuk pengelolaan arsip dan keuletan SDM untuk melaksanakan ketertiban arsip, “Anggaran memang diperlukan untuk melaksanakan penertiban arsip, begitupun SDM juga penting agar dapat secara kontinu merapikan arsip sehingga arsip tidak menumpuk dan tercampur.”

Selanjutnya, Maryani Apriliyantini, Arsiparis Ahli Muda Arsip Nasional RI menyebutkan pentingnya masing-masing satuan kerja memiliki jabatan fungsional arsiparis mengingat arsip KPU kerap memiliki nilai ilmu pengetahuan dan sejarah, “Memang diharapkan masing-masing satuan kerja memiliki arsiparis agar penataan dan pengelolaan arsip bisa sesuai dengan tata kearsipan. Jangan sampai ada arsip yang memiliki nilai pengetahuan dan sejarah menjadi tidak terlacak.” Ujar Maryani.

Azwar Sanusi Pane, Arsiparis Ahli Muda Direktorat Kearsipan Pusat RI menjelaskan bahwa seluruh kementerian dan lembaga pemerintah nantinya diwajibakan menggunakan Aplikasi terintegarsi SRIKANDI, “Seluruh kementerian dan lembaga wajib menggunakan Aplikasi SRIKANDI untuk pengelolaan arsip sesuai dengan Peraturan Presiden Nomor 95 Tahun 2018 tentang Sistem Pemerintah Berbasis Elektronik.”

Acara ditutup oleh M. Syahrizal Iskandar selaku Kepala Biro Umum didampingi oleh Mardia Sukma Hole selaku Kepala Bagian Tata Usaha dan Persuratan serta Ashari selaku Kepala Bagian Keamanan Setjen KPU RI. Ketiganya menginfokan perihal rencana dilaksanakannya Bimbingan Teknis terkait tindak lanjut dari sosialisasi kearsipan.

KPU Kabupaten Pasuruan diwakili oleh Barda Suraidah selaku Plt. Kepala Subbagian Keuangan, Umum dan Logistik serta Shinta Dwi Adinda selaku Pengadministrasi Umum di Subbagian Keuangan, Umum, dan Logistik mengikuti rangkaian acara sosialisasi kearsipan dari awal hingga usai.