Edisi Ketiga Knowledge Sharing, Mengupas Penerimaan Berkas Dokumen Pendaftaran Badan Adhoc

Pasuruan, kab-pasuruan.kpu.go.id – Memasuki edisi ketiga, Rabu (15/09/2021) Knowledge Sharing bersama 38 KPU Kabupaten/Kota se-Jawa Timur membahas tema Penerimaan Berkas Dokumen Pendaftaran Pembentukan Badan Adhoc Untuk Pemilu dan Pemilihan Tahun 2024. Menghadirkan narasumber Sunfy Fahlawati (Anggota KPU Kabupaten Bondowoso), Khoirul Anam (Anggota KPU Kabupaten Lamongan) selaku pembahas dan bertindak sebagai moderator Fahrurozhi Mashuri (Plt. Kasubag Keuangan, Umum dan Logistik KPU Kabupaten Bondowoso).

Dimulai pukul 10.00 WIB, acara dilaksanakan secara daring melalui zoom meeting dan diikuti oleh Anggota KPU Kabupaten/Kota Divisi Sosdiklih, Parmas dan SDM, serta Kasubbag Keuangan, Umum dan Logistik se Jawa Timur.

Setelah dibuka oleh Koordinator PDOS KPU Provinsi Jawa Timur, Suharto (Totok) acara dilanjutkan dengan pemaparan materi oleh narasumber dan pembahas. Berikutnya dibuka sesi diskusi dan tanya jawab untuk lebih memantapkan materi, sharing pengalaman serta menjawab persoalan yang ada. Di akhir sesi, disampaikan pula closing statement oleh narasumber maupun pembahas. 

Narasumber menjelaskan beberapa hal terkait materi, diantaranya dasar hukum, kelengkapan dokumen pendaftaran, mekanisme penyerahan berkas pendaftaran di masa pandemii, dan masa penerimaan pendaftaran badan adhoc. Sunfi Fahlawati menuturkan “Perlu dirancang mekanisme penerimaan berkas dokumen pendaftaran secara online. Hal ini akan memudahkan KPU dalam melaksanakan verifikasi dan pengelolaan dokumen secara digital.” 

Lebih detail lagi tentang penerimaan berkas dokumen pendaftaran pembentukan badan adhoc karena berbasis pengalaman di Pemilihan 2020, Khoirul Anam mengupas mengenai tahapan persiapan sebelum penerimaan pendaftaran, langkah-langkah penerimaan berkas dokumen pendaftaran termasuk mempersiapkan checklist, pembuatan laporan harian untuk memetakan dan memonitoring jumlah pendaftar, serta pengelolaan berkas dokumen pendaftaran badan adhoc agar lebih terstruktur dan rapi.

“Maka pada saat menerima berkas dokumen pendaftaran kita perlu sangat berhari-hati. Pengecekan kelengkapan maupun kesesuaian antara dokumen dalam bentuk softcopy dan hardcopy harus benar-benar dilakukan dengan seksama. Penting pula untuk menyiapkan helpdesk guna membantu memberikan informasi kepada calon pendaftar sehingga dapat menghindari banyaknya berkas pendaftaran yang tidak sesuai dengan ketentuan.” ujarnya.

Usai ditutup oleh moderator, acara dilanjutkan dengan pengarahan dan ulasan oleh Rochani, Ketua Divisi SDM Litbang KPU Provinsi Jawa Timur selaku pengampu kegiatan Knowledge Sharing.
“Dalam tahapan penerimaan berkas dokumen pendaftaran badan adhoc, beberapa hal yang menjadi poin yaitu persiapan, pembagian tugas dan tim pelaksana di masing-masing jenjang. Diperhatikan pula bagaimana metode pelaksanaan penerimaan pendaftaran mulai dari penentuan tempat pendaftaran, metode penerimaan, alamat pengiriman berkas, manajemen penyimpanan dokumen, alokasi waktu, adanya checklist, pembuatan tanda terima  dan base data pendaftar. Kita harus cermat saat menerima dokumen maupun verifikasi  kelengkapan karena tidak ada masa perbaikan bagi pendaftar bila ada kesalahan dokumen maupun data yang tidak lengkap, saat tahapan penerimaan berkas pendaftaran sudah usai” terangnya.

KPU Kabupaten Pasuruan hadir secara virtual sebagai peserta dalam acara tersebut, Suyatmin (Divisi Sosdiklih, Parmas dan SDM) dan Barda Suraidah (Plt. Sub Koordinator/Kasubag Keuangan, Umum dan Logistik) mengikuti rangkaian acara hingga usai pukul 11.38 WIB.